Organizzazione di evento privato: da dove iniziare?

Per evento privato si intende qualsiasi tipo di avvenimento che non sia aperto al pubblico, ma che preveda l’invito da parte dei creatori dello stesso.

L’evento privato può anche contemplare, in alcuni casi, la presenza di un pubblico esterno appositamente raggiunto da un’attività di promozione, ma ciò che lo caratterizza è sempre l’unicità dei partecipanti e dell’evento stesso. Organizzare un evento privato, di qualsiasi tipologia, non è difficile, specialmente se si tengono a mente alcuni punti.

Tipologia di evento

La prima cosa da cui iniziare riguarda la definizione della tipologia dell’evento che andremo a ideare: questo aiuterà l’organizzatore ad avere chiari in mente tutti gli obiettivi, le persone coinvolte sia in quanto ospiti che in quanto tecnici e professionisti e, naturalmente, gli aspetti economici e organizzativi da affrontare.

Un evento privato, generalmente, appartiene ad una di queste categorie:

• evento sportivo;
• evento aziendale;
• festa privata di qualsiasi tipo (feste di laurea, riunioni di famiglia, matrimoni, battesimi, cresime ecc.);
• evento culturale

Luogo dell’evento

Una volta definita la tipologia dell’evento privato che vogliamo organizzare, è importante pensare al luogo in cui lo stesso si terrà. A meno che non si tratti di un evento online, infatti, la scelta della location è uno dei punti più importanti per la riuscita di un evento privato: un luogo non facilmente raggiungibile, con barriere architettoniche o, più genericamente, non adeguato al tipo di evento che andiamo a organizzare pregiudicherà necessariamente il miglior esito dello stesso.

Naturalmente, l‘organizzazione di eventi privati online è molto meno costosa e la scelta della location si può limitare alla ricerca di un servizio di teleconferenza (gratuito o a pagamento) come, ad esempio, Google Meet, Microsoft Teams o Skype e alla necessaria comunicazione a tutti i partecipanti delle modalità di accesso e fruizione.

Per quanto riguarda quelli in presenza, infatti, bisogna considerare con largo anticipo di prenotare il luogo in cui l’evento si terrà, avendo bene a mente anche il calendario: le festività, i fine settimana, il meteo e tanto altro ancora possono incidere significativamente sulla scelta del luogo ideale e, di conseguenza, sulla buona riuscita dell’evento privato stesso.

Budget

Il capitolo riguardante il budget, ossia la somma di denaro che abbiamo intenzione di investire (e di non superare) durante l’organizzazione di un evento privato, varia necessariamente a seconda della tipologia dell’evento stesso. Infatti, in questa categoria possono rientrare spese di ogni tipo e dobbiamo considerare anche, naturalmente, l’eventuale affitto del locale o della struttura dove si terrà il nostro evento.

Altre spese da esaminare riguarderanno senz’altro la presenza eventuale di animatori, relatori, personale esterno (tecnici e altri impiegati) e, se si tratta di un evento aziendale o di una festa privata, tutto ciò che concerne il catering, ossia la fornitura di cibo e bevande.

L’importante è dunque tenere a mente la soglia di spesa entro cui muoverci e, nel caso, ripartirla in varie sottocategorie in modo da non sforare e, allo stesso tempo, da avere sempre sotto controllo quanto stiamo spendendo e per quali voci di spesa.

È anche importante stabilire chi sarà, concretamente, a farsi carico delle uscite, specialmente se si tratta di eventi sportivi o aziendali che sono, di loro natura, più grandi e coinvolgenti un maggior numero di persone ed enti.

La squadra

Per una buona riuscita di un evento privato, di qualsiasi dimensione esso sia, è fondamentale avere al proprio fianco una squadra fidata, composta da un numero variabile di elementi. Infatti, sarà necessario predisporre la location nel migliore dei modi (anche per quanto riguarda le luci, l’eventuale necessità di tecnici, la presenza di apparecchiature elettroniche o, più genericamente, la convocazione di personale specializzato). Infatti, è importante essere a conoscenza della tecnologia che ci serve perché, nel caso che la location che abbiamo scelto ne sia sprovvista, sarà importante provvedere alla ricerca di tutto il necessario pensando anche, eventualmente, ad affittare ciò che non possediamo.

È necessario, infatti, che l’organizzatore di eventi privati metta al corrente tutte le persone coinvolte per la buona riuscita dell’evento stesso.

Può essere utile, ad esempio, stilare una lista dei tecnici da sollecitare, così come della burocrazia da dover necessariamente sbrigare (considerando quindi anche i tempi che quest’ultima richiede). Nel caso che sia coinvolta un’azienda di catering per la fornitura di cibi e bevande, è anche fondamentale che l’organizzatore dell’evento privato si sia informato adeguatamente e con largo anticipo per quanto riguarda eventuali allergie o intolleranze in uno o più degli ospiti che saranno presenti all’evento stesso.

Promozione

Sia che si tratti di un evento privato online sia, soprattutto, in presenza, è fondamentale promuovere lo stesso in modo che tutte le persone che l’organizzatore intende avvisare ricevano tempestivamente informazioni adeguate sullo svolgimento dello stesso e sul programma.

La promozione, inoltre, può anche essere svolta da personale appositamente chiamato dall’organizzatore dell’evento privato, specialmente se si tratta di un evento sportivo o culturale che, oltre ai diretti invitati, può richiedere la presenza di un pubblico (sia in presenza che online).

È inoltre fondamentale che l’evento privato venga ideato e concretamente creato dall’organizzatore con un certo margine di anticipo che tenga conto sia di eventuali imprevisti che, naturalmente, del tempo necessario perché tutti gli invitati siano adeguatamente messi al corrente dell’evento stesso e di tutto il necessario per il suo miglior svolgimento.